RA-MICRO und IT-Systemlandschaft aus einer Hand

Verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025

Eine wichtige Änderung tritt für Sie ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung). Diese ist verpflichtend für alle inländischen Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, also im B2B Bereich. Für Rechnungen an den Endverbraucher ändert sich zunächst nichts.

Grundsätzlich was bedeutet das für Sie?

  • Pflicht zur E-Rechnung: Ab 2025 müssen alle Rechnungen elektronisch erstellt und empfangen werden.
  • Format: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das gängige Format in Deutschland ist die XRechnung.
  • Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können weiterhin Papierrechnungen UND E-Mails mit PDFs zugestellt werden, wenn der Empfänger dem zustimmt. Ab 2027 müssen alle Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Die Übergangsfristen gelten auch für den Empfang von Rechnungen.
  • Ausnahmen: Kleinstbetragsrechnungen (bis 250 €) und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen und im Jahr 2027 darf der Umsatz im Vorjahr nicht über 800.000€ liegen. Wenn der Umsatz unter 800.000€ liegt gilt die Pflicht erst ab dem Jahr 2028.

Was können Sie während der Übergangszeit tun?

  • Papierrechnungen: Sie können bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen verwenden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
  • Elektronische Rechnungen in anderen Formaten: Neben der XRechnung können auch andere elektronische Formate (z.B. PDF) genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
  • Beides oben genanntes gilt dann auch für den Empfang von Rechnungen. Der Absender muss dem zustimmen.
  • Vorbereitung auf die Umstellung: Es ist ratsam, sich rechtzeitig auf die Umstellung vorzubereiten, indem Sie Ihre internen Prozesse und IT-Systeme anpassen und gegebenenfalls Schulungen für Ihre Mitarbeiter anbieten.

 

Diese Änderungen sollen die Effizienz und Digitalisierung im Rechnungswesen fördern. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig darauf vorzubereiten, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
RA-MICRO hat bereits die Möglichkeit implementiert, da die öffentliche Verwaltung das sogenannte ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei) bereits im Jahre 2020 eingeführt hatte.
RA-MICRO wird die neuen gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnung ab 2025 unterstützen.
Die Kanzleisoftware wird entsprechend aktualisiert, um die Erstellung und den Empfang von XRechnungen zu ermöglichen. Sobald die Funktion verfügbar ist, werden durch RA-MICRO Webinare, Dokumentationen und umfassende Informationen bereitgestellt.

Eine Frage die sich natürlich aufdrängt für eine eventuelle Übergangszeit:

Was ist, wenn der Empfänger bzw. der Absender, den in den Fristen genannten Übergangsregelungen, NICHT zustimmt:
Es wird wohl eher unwahrscheinlich sein, aber in dem Falle gibt es einige kostenfreie bzw. günstige Tools, die eine XRechnung erstellen können, bzw. so umwandeln, dass diese lesbar ist.
In dem Falle können wir Ihnen helfen einen minimalen Prozess für den Übergang zu bauen.
Alle Hersteller von Rechnungssoftware werden aber spätestens im Laufe des nächsten Jahres dies umsetzen und dann wird der Prozess einfacher sein und gerade für denjenigen der mit DMS und/oder DATEV arbeitet vieles vereinfachen, da die wichtigen Daten die in eine Buchhaltung, bisher manuell eingetragen wurden, direkt importiert werden. Also tatsächlich mal eine sehr sinnvolle Verbesserung der Datenqualität und der Abläufe.

Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt auf!